Chú ý khi sử dụng email trong kinh doanh

 1. Đặt tên cho địa chỉ email

 Tên một địa chỉ email “bất bình thường” như “cuncondangyeu”, “boydeptrai9x”, “satthutinhtruong”... thường đánh mất với thiện cảm đối với người đọc. Hơn nữa, có thể bị coi là spam và họ không đọc nội dung thư. Vì thế, hãy sử dụng một email trung tính, tên của bạn, hoặc tên công ty khi liên lạc với khách hàng, đối tác kinh doanh.

2. Subject, Cc, Bcc (Tựa đề, gửi kèm)

 Khi bạn viết email, trên cùng là mục "Subject" (Tiêu đề). Tiêu đề thông báo cho người nhận về phần nào nội dung của email mà không cần thiết phải đọc hết toàn bộ email đó. Tiêu đề cũng giúp người nhận sắp xếp được email trong hộp thư đến.

Vì vậy , cần viết tiêu đề rõ ràng, thể hiện được nội dung email, không đặt tiêu đề quá chung chung. Thư có tiêu đề không rõ ràng, hoặc không có tiêu đề, thường bị xóa trước khi đọc.

Ngoài ra, ở phần đầu email còn có hai ô là "Cc:" (carbon copy) và "Bcc:" (blind carbon copy).Người nhận email đầu tiên (người có địa chỉ email ghi ở mục “To”) sẽ nhìn thấy những địa chỉ email được ghi trong mục “Cc” và sẽ biết có bao nhiêu người cũng được gửi kèm một bản của email này nhưng không thể nhìn thấy các địa chỉ email được ghi trong mục “Bcc”. Thông thường, thư gửi hàng loạt cho khách hàng thường dùng Bcc, để tránh bị lộ thông tin khách hàng. Còn thư nội bộ thường Cc. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc xem nên ghi địa chỉ email vào mục nào khi phải gửi một email đến nhiều địa chỉ.

3.  Chỉ sử dụng file đính kèm (Attachments) khi cần thiết

Email có thể trình bày theo 2 hình thức:

·         Inline text

·         Attachment

Inline text là phần văn bản được viết trong phần nội dung email. Attachment là một file từ máy tính (có thể là một file văn bản Word hay một file ảnh) được đính kèm khi gửi email.

Với inline text, người nhận có thể đọc được phần nội dung này ngay lập tức khi mở email nhưng với attachment, họ phải download file đính kèm, chạy file này theo đúng chương trình (chẳng hạn như Word hay PaintShop) thì mới đọc được nội dung. Có một số điều cần lưu ý với các file đính kèm (attachment) đó là:

a.       Người nhận email có thể không có chương trình để chạy file đính kèm.

b.       File đính kèm có thể chứa virus.

c.       Nhiều file đính kèm mất rất nhiều thời gian để download.

Nhiều người cũng không thích nhận email dưới dạng attachment vì vậy tốt hơn hết bạn nên gửi email dưới dạng inline text. Bạn chỉ nên sử dụng email dạng attachment khi không thể gửi thông tin dưới dạng inline text và chắc chắn rằng người nhận có thể mở được file đính kèm trong email.

4. Không viết quá nhiều ký tự trên cùng một dòng

Không phải chương trình email nào cũng có thể đọc được quá nhiều chữ cái trên cùng một dòng. 64 ký tự là con số lý tưởng cho mỗi dòng email. Bạn hãy nhấn phím “Enter” để xuống và ngắt dòng một cách hợp lý.

5. Hình thức bức thư

Có 3 thói quen khiến người nhận email hết sức bực mình, đó là viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dungj bừa bãi. Việc viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của nó. Đừng viết tất cả email bằng chữ viết hoa bởi vì trong tiếng Anh, việc sử dụng quá nhiều ký tự viết hoa được cho là không lịch sự. Vì vậy khi bạn muốn nhấn mạnh một từ nào đó, hãy sử dụng những ký tự như ngoặc kép hoặc tô đậm hoặc gạch chân từ đó thay cho việc viết hoa. Tương tự, màu sắc, kiểu chữ in nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho hình thức bức thư lịch sự, thanh nhã.

6. Thận trọng khi dùng các ký hiệu viết tắt

Một số người thường quen dùng chữ viết tắt để tránh việc phải đánh máy nhiều, ví dụ BTW (by the way), Nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa từ viết tắt của bạn. Hơn nữa, việc dùng các ký hiệu viết tắt trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp có thể bị coi là không chuyên nghiệp

7. Nhớ ký tên

Việc viết tên bạn ở cuối email là một việc nên làm vì nó vừa hữu ích vừa thể hiện sự lịch sự. Bạn cũng có thể viết thêm một vài thông tin khác cùng với tên như địa chỉ, điện thoại, số fax, chức danh. Những thông tin như vậy thực sự cần thiết trong công việc. Bạn có thể tạo sẵn chữ ký mẫu để chỉ việc điền chúng vào cuối mỗi email gửi đi. Có một số dịch vụ email cho phép tạo chữ ký tự động, mẫu chữ ký này sẽ tự động xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi đi.

8 . Kiểm tra lại

Bạn nên kiểm tra lại những mục sau:

·         Những ký tự hay ký hiệu trong email như a, B, 1, 2, &, * , v.v

·         Tên và địa chỉ người nhận

·         Phông chữ xem liệu có dễ đọc không?

·         Trình bày các bảng biểu hay hình vẽ minh hoạ xem có hợp lý không?

·         Virus: xem có loại virus hay các chương trình ăn cắp mật khẩu hoặc phá hoại máy tính không?

9. Đừng đính kèm file quá lớn

Trước đây, gửi các file dữ liệu số cho người khác chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu. Với các file dữ liệu dung lượng lớn, tốt hơn là nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.

 Cách tốt nhất là chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn  muốn gửi đoạn phim, bạn có thể đưa nó lên Youtube, sau đó bạn gửi cho bạn bè đường link để xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, nên dùng các web như drop.io hay YouSendIt, cho phép bạn tải một file dung lượng tới 100 MB, sau đó gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, không nên gửi đính kèm những file trên 10MB.

Nguồn: Http://vantri.vn