Có nhiều sai lầm người ta thường mắc phải khi sử dụng Email. Có thể người gửi không để ý, nhưng nó ảnh hưởng nhiều đến tính hiệu quả của chiến dịch Email Marketing.
Có người bảo mình rằng “có phải ai cũng như thế này đâu, cứ thấy nội dung không được trình bày rõ ràng là không đọc nữa”. Xin thưa, một người nghĩ như thế chắc chắn sẽ có người khác cũng có thể nghĩ như vậy. Thế nên, tốt nhất là bạn nên trau chuốt Email từ những điều nhỏ nhặt nhất. Dưới đây là một số chú ý khi soạn Email.
1. Viết một tiêu đề ý nghĩa
Người ta thường dựa vào tiêu đề để quyết định mở, hay chuyển tiếp, hay cho vào mục thư rác. Nếu tiêu đề bạn đặt mập mờ, hay không được hay, đặc biệt là nếu để trống tiêu đề, thì bạn đã để mất một cơ hội để thuyết phục người ta đọc Email của mình. Nên nhớ, thư của bạn không phải là bức duy nhất trong mailbox của người nhận. Nên trước khi nhấn nút gửi, cần xem lại tiêu đề xem đã phản ánh được đúng nội dung hay là cá biệt hóa được Email của mình chưa
Sau đây là một số tiêu đề nên tránh:
+ Tiêu đề để trống.
Nếu bạn không để tiêu đề trong email, bạn đã bỏ qua cơ hội để người ta chú ý đến bạn, và do đó, khả năng mở Email đấy cũng ít hơn trong vô vàn những email khác trong mục Inbox
+ Tiêu đề: “Rất quan trọng, đọc ngay lập tức!”
Những gì quan trọng với bạn chưa chắc đã là quan trọng với người nhận. Hơn nữa, nếu thực sự nội dung email của bạn không thực sự quan trọng như người ta nghĩ thì bạn đã gây nên ấn tượng xấu với người nhận.
Nếu bạn nghĩ rằng người đọc sẽ thấy tin tức này quan trọng, bạn có thể nhấn mạnh ngay ở tiêu đề, ví dụ: “Khẩn cấp: Toàn bộ những chiếc xe car đặt ở dưới tầng hầm sẽ bị kéo đi trong vòng 1 ngày”
+ Tiêu đề: “Câu hỏi ngắn”
Nếu là câu hỏi ngắn, tại sao bạn không hỏi ngay ở tiêu đề? Hãy làm cho tiêu đề trở nên hữu dụng hơn.
+ Tiêu đề: “Tệp tin mà bạn yêu cầu”
Nếu bạn chắc chắn người nhận có thể nhận ra địa chỉ Email của bạn, hoặc họ thực sự mong chờ tệp tin từ bạn, thì tiêu đề này khá ổn. Nhưng nên nhớ rằng nhiều email có thể chứa virus qua việc gửi những tập tin với tiêu đề mơ hồ kiểu này. Tiêu đề của bạn càng chi tiết thì khả năng vào spam càng giảm xuống.
+ Tiêu đề: “10 người đã xác nhận cho đến thứ 6... Liệu chúng ta có cần một căn phòng lớn hơn?”
Khi người ta đọc đoạn đầu tiêu đề, người ta đã nghĩ đến việc cần một phòng lớn hơn hay không rồi, thế nên không cần thiết phí phạm từ ngữ tiêu đề với những câu như thế.
2. Hãy để Email của bạn tập trung vào vấn đề
Người nhận email sẽ không đọc toàn bộ thư của bạn, mà chỉ lướt qua, rồi xem thử có thể trả lời phần nào ở trong email không. Rất ít người sau khi đã đọc qua vấn đề mình quan tâm rồi mà vẫn có thể đọc đến hết. Đó là tâm lý của tất cả mọi người.
Vì thế, các ý trong thư của bạn cần ngắn gọn, súc tích, tránh những vấn đề lỏng lẻo, không liên quan.
Nếu có nhiều điểm để người đọc chú ý, cần tách rời và chia chúng thành các thông điệp riêng, hoặc nhớ gạch đầu dòng và viết ngắn gọn.
+ Nhớ sử dụng ngôn ngữ và style chuẩn mực, đặc biệt đối với tư cách doanh nghiệp. Hiên nay nhiều ngôn ngữ “xì tin” thường xuất hiện trong email, nhưng mà mình dám chắc điều đó không gây ấn tượng tốt chút nào.
+ Cách dòng giữa các đoạn. Tức là 2 lần nhấn “Enter” khi hết một đoạn. Điều này làm cho nội dung thư có thể thoáng hơn, thuận mắt và dễ đọc hơn.
+ Tránh sử dụng các font đặc biệt, điều này làm rối mắt và có vẻ không chuyên nghiệp nếu gửi thư kinh doanh.
3. Chú ý file đính kèm
Người ta sẽ phải tải xuống rồi mới mở tệp đính kèm được. Và đôi khi, file đính kèm có thể chưa virus, điều này có thể khiến người ta ngại ngần khi nhận được một email có chứa file. Nên đối với nội dung ngắn gọn, tốt nhất bạn nên để trong phần nội dung những vấn đề cơ bản nhất. Sau đó đính kèm tài liệu vào email, để người ta có thể tham khảo thêm nếu cần, hoặc để minh chứng cho nội dung bạn đề cập trên email.
Nên:
 | To: All 1000 EmployeesFrom: Eager EdgarSubject: A helpful book everyone should read ——– Hello, everyone. I’ve attached a PDF that I think you’ll all find very useful. This is the third time I sent it the file — the version I sent yesterday had a typo on page 207, so I’ve sent the whole thing again. Since some of you noted that the large file size makes it a bit awkward, I’ve also attached each chapter as a separate document. Let me know what you think!Attachments:
|
Không nên | |
 | To: Bessie ProfessionalFrom: Morris PonsybilSubject: Email tips — a subject for an office workshop? ——– Bessie, I came across a book that has lots of tips on streamlining professional communications. Has anyone volunteered to present at the office workshop next month? Let me know if you’d like me to run a little seminar (2o minutes?) on using email effectively.Below, I’ll paste the table of contents from the book. Let me know if you want me send you the whole thing as a PDF. Table of Contents 1. Write a meaningful subject line. 2. Keep the message focused and readable. 3. Avoid attachments. 4. [...] |
Nếu bạn biết chắc người nhận cần đọc hết toàn bộ file, thì gửi file đính kèm là cần thiết.
Nếu thế, bạn phải khiểm tra xem tệp tin đó có chứa virus hay không.
4 Giới thiệu bản thân một cách rõ ràng
Khi liên hệ với ai đó, bạn luôn cần phải giới thiệu tên, nghề nghiệp và những thông tin quan trọng khác ngay từ những dòng đầu tiên.
Nếu bạn gửi cho một người mà có thể không nhớ bạn là ai, thì bạn nên giới thiệu tại sao mình lại quen một cách tế nhị nhất. Ví dụ “rất vui được trao đổi với ông hôm hội thảo ở Vạn Trí JSC vào thứ 6 tuần trước”.
Tốt nhất nên kèm theo link đến blog, hoặc website của bạn hoặc công ty bạn.
5. Hãy bình tĩnh, đừng nóng giận.
Xem lại một cách kỹ càng trước khi bạn nhấn nút “send”
Nếu bạn thấy bản thân đang viết thư với tâm trạng nóng giạn, hãy lưu thư nháp, pha một tách cafe và tưởng tượng xem sáng ngày mai có người đọc email đó, liệu các đối tác hay bạn bè của bạn có thể bị sốc vì ngôn ngữ và thái độ của bạn hay không.
Bạn nên nhẹ nhàng giải thích cho đối phương hiểu, có thể họ sẽ ấn tượng về cách giữ bình tĩnh của bạn, và mọi vấn đề đều có thể giải quyết một cách nhẹ nhàng.
Đừng đổ thêm dầu vào lửa mà không cẩn thận cân nhắc hậu quả. Bạn có thể sẽ phải làm việc đối với người đó trong một thời gian dài. Bạn có muốn một bản ghi chép với lời lẽ khó chịu, đắng ngắt khi mà bạn cần thư giới thiệu hoặc một lá thư giúp bạn thăng tiến hay không?
6. Đọc thử trước khi gửi
Nếu bạn đang gửi thư vì công việc, nên đọc lại để xem thử bức thư đó đã đủ độ chuyên nghiệp hay chưa.
Khi viết, bạn có thể mắc vài lỗi chính tả nhỏ mà không để ý, hoặc viết nhầm về vấn đề nào đó, thì việc đọc lại email sẽ tránh tính trạng này. Nếu bạn đang gửi email tới một người cấp cao hơn, như cấp trên của bạn, hoặc giáo sư, hoặc nếu bạn đang email cho hàng ngàn người, thêm một hai phút để đọc trước khi ban nhấn “send” là cách tốt nhất để dẫn đến một email chuyên nghiệp.
7. Phân biệt rõ ràng giữa thư nào cần trang trọng và thư nào thì không
Khi bạn viết email cho bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết, thì viết các biểu tượng mặt cười, viết tắt, dấu chấm câu chưa đạt tiêu chuẩn... đều có thể chấp nhận được, giống như ngôn ngữ trong các phòng chat, hoặc tin nhắn. Đối với một vài người, đây có thể là biểu tượng cho sự thân thiện. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp khác, hoặc lúc sử dụng email cho công việc, bạn không nên viết kiểu này. Điều này sẽ làm cho Email của bạn mất tính chuyên nghiệp, và có thể khiến người nhận nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ.
Ngoài những điều trên, bạn cần chú ý, nếu gửi hàng loạt, hãy sử dụng BBC thay vì CC, để tránh thông tin khách hàng bị lộ, và chú ý đừng có đưa quá nhiều vấn đề riêng tư vào trong email. Bởi vì Email không hẳn là an toàn, một người ngẫu nhiên có thể có được tài khoản của bạn, và dựa vào thông tin mật trong email, họ có thể ăn trộm tiền, hoặc nhiều thứ khác khi bạn để các thông tin riêng tư vào email.
Những quy tắc này sẽ giúp người nhận thư có ấn tượng tốt hơn về bạn, và có thể tránh được những vấn đề như tranh cãi không cần thiết, hoặc bị lộ thông tin khi gửi Email, cũng như tránh cho việc người ta sẽ ném thư bạn vào thùng rác.
Nguồn: http://vantri.vn/home/
