Cách viết Email hiệu quả phần 3

Phần cuối cùng này, mình sẽ hướng dẫn về cách viết nội dung email.

Đây chính là phần chứa nhiều thông tin nhất trong email. Nội dung thư phải thu hút sự chú ý và làm cho người nhận đọc càng nhiều càng tốt. Hầu như mọi người đều không đọc được hết phần nội dung của một email quảng cáo. Vì thế, bạn nên hiểu rõ người ta chú ý đến những mục nào để đưa nội dung chính vào đó.

Nếu ngay từ đầu phần nội dung, bạn đã dành để giới thiệu công ty, quảng cáo một cách trắng trợn thì đảm bảo khách hàng sẽ khó mà đọc được hết những thông tin bạn muốn truyền đạt. Thế nên, cần hấp dẫn người đọc ngay từ những dòng đầu tiên.

Người sử dụng không nên gửi một e-mail không có lời chào hỏi ở đầu hay lời cảm ơn xã giao ở cuối. Với thư bắt đầu ngay bằng "Tôi muốn…" hoặc "Tôi cần…", người nhận sẽ cho là người viết quá sỗ sàng hoặc thiếu lễ độ và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ đối tác trong kinh doanh. Và tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn đối với người đọc, bạn nên thay đổi cách thức chào hỏi và xưng hô trong bức thư cho phù hợp. Hiện nay, một số sinh viên mới ra trường khi viết e-mail thường đưa ngôn ngữ suồng sã, không chính thống và cả các biểu tượng cảm xúc (emoticon) vào e-mail. Trong trường hợp đó, họ sẽ bị người nhận đánh giá là thiếu sự nghiêm túc và chín chắn nếu viết cho một email kinh doanh.

Một trong những bước quan trọng để cung cấp nhiều thông điệp liên quan đó là biết được đối tượng bạn đang định hướng tới. Bạn có thể phân loại khách hàng và điều quan trọng là hướng tới và phân khúc đúng nội dung của bạn dựa trên mối quan tâm của họ.

Để nhận ra được những quan tâm này, bạn cần sử dụng công cụ email marketing để đưa ra chức năng thông báo mà cho phép bạn biết được nhiều hơn về người nhận như tỉ lệ mở email và tỉ lệ click. Bạn cũng có thể phân tích những bản báo cáo về chiến dịch trước đây để hiểu hơn về sự chú ý của họ và thông điệp nào khiến họ hành động.

Khi viết email, bạn cần cá nhân hóa email đó. Ví dụ, “xin chào ông/bà” sẽ ít nhận được thiện cảm ơn là “Chào bạn Nguyên”... Thiết lập tiếng nói cá nhân trong cách truyền đạt thông điệp của bạn không chỉ giúp khách hàng cảm thấy có sự kết nối mà còn nuôi dưỡng mối quan hệ với người đọc. Họ sẽ quan tâm đến email nhiều hơn và quan tâm đến những gì bạn muốn truyền tải trong đó.

Bạn cần phải chắc chắn rằng nội dung email phải được lên kế hoạch chiến lược email marketing để chuyển tải thông điệp rõ ràng và súc tích. Hãy khiến email dễ dàng cho người đọc để có thể bỏ qua những thông tin họ không quan tâm và lưu lại cái mà họ thực sự quan tâm.

Đừng quên tệp đính kèm

Quên không đính kèm những văn bản cần thiết sẽ làm phát sinh ít nhất hai e-mail khác: thư nhắc gửi tệp đính kèm và thư gửi lại với lời xin lỗi. Điều này vừa lãng phí thời gian của người gửi, vừa tạo sự khó chịu cho người nhận. Do đó, hãy hình thành thói quen kiểm tra toàn bộ thư trước khi nhấn nút Send/Gửi. Để cụ thể hơn, bạn cũng nên chỉ rõ trong e-mail những tài liệu bạn sẽ gửi kèm và nội dung cơ bản hay mục đích sử dụng của những tài liệu đó. Tên file cũng không nên chung chung như "tailieu.doc" mà cần thể hiện nội dung chính như "Báo cáo doanh thu năm 2010.doc".

Chân dung và tính cách nghề nghiệp của mỗi người được phản ánh qua từng biểu hiện cụ thể và hãy đừng tạo nên hình ảnh của một nhân viên sao nhãng, cẩu thả qua e-mail.

Hi vọng với những hướng dẫn trên đây, bạn sẽ có được những chiến lược email marketing thành công.