Cách viết Email hiệu quả phần 2

Ở phần trước mình đã nói về cách bố trí trong một email để hấp dẫn người đọc và tránh khỏi tình trạng rơi vào spam box. Còn phần này, mình sẽ nói về tiêu đề thư, một phần không thể thiếu và quyết định đến việc người đọc có mở bức thư đó ra hay không.

Tiêu đề thư là yếu tố gây sự chú ý đầu tiên. Hầu như đối với một email mới, người đọc có quyết định mở nó ra hay không là dựa vào tiêu đề. Phần nội dung thường là phần đưa ra chi tiết và rất quan trọng, tuy nhiên sẽ là vô nghĩa nếu khách hàng không mở email của bạn. Vì thế, tiêu đề phải gợi lên cái gì đó hữu ích đối với người đọc và phải khác biệt đối với tiêu đề thư khác mà khách hàng thường nhận được. 

Nhiều người viết thư thường có thói quen bỏ qua tiêu đề. Đây là lỗi tương đối phổ biến, xuất phát từ tính lười biếng và cẩu thả. Thử tưởng tượng mỗi sáng trước cuộc họp, đối tác của bạn nhận được cả chục e-mail, gồm cả thư của bạn, không chứa tiêu đề. Lo ngại thư rác, hoặc bực mình với sự thiếu chuyên nghiệp của người gửi, đối tác đó có thể bỏ qua những e-mail này, hoặc họ sẽ phải mở tất cả để đọc nội dung và xác định vị trí của giao dịch đó trong thứ tự ưu tiên xử lý. Với quỹ thời gian hạn hẹp, sự bất cẩn này sẽ làm cho bạn mất điểm trong mắt đối tác. 

Một "bệnh kinh niên" khác là chủ đề và nội dung không ăn nhập với nhau. Hiện tượng này thường xảy ra khi người gửi chọn chế độ trả lời (reply) hoặc trả lời cho tất cả (reply all) từ những e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn mới nhằm tránh mất thời gian nhập lại nhiều địa chỉ nhận thư. Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm hoặc cảm thấy bực bội, mất thiện cảm. 

Vậy làm thế nào để có tiêu đề hiệu quả? 

Các nghiên cứu cho thấy những tiêu đề dài thường giúp doanh nghiệp bán được nhiều hàng hơn so với các tiêu đề ngắn do nó có sức thuyết phục và ảnh hưởng lớn hơn. Nhưng cần chú ý, tiêu đề dài không nên quá 12 từ. 

Tiêu đề thư cần truyền đạt nội dung chính mà người gửi muốn gây chú ý. Vì vậy, bạn nên kiểm tra trước khi gửi và cũng cần đặt tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, tránh các cụm từ chung chung như "Tin mới", "Xin chào"... 

Tiêu đề nên mang những từ ngữ lôi cuốn như “làm thế nào”, “tại sao”... Đó là những từ then chốt và thường nằm trong phạm vi bốn từ đầu của một tiêu đề. Ngoài ra, việc đưa con số vào trong tiêu đề cũng có tác dụng rất tốt, nó tạo sự tin cậy và một hình ảnh chính xác cho câu tiêu đề, số lẻ thường gây chú ý tốt hơn số chẵn (riêng số 10 là một ngoại lệ) 

Nếu email của bạn thuộc một danh mục email thường xuyên nào đó, ví dụ báo cáo hàng tuần, thì hãy để ngày tháng ở ngay phần tiêu đề. Nếu email của bạn cần được hồi đáp thì nên thêm nội dung kêu gọi người nhận phải hành động ví dụ như “làm ơn hồi đáp vào ngày 7 tháng 11” 

Không ai thích nhận thư rác cả. Do đó nếu biết cách viết tiêu đề hợp lý, email của bạn sẽ có khả năng được đọc thay vì bị xóa ngay khỏi hộp thư. 

Một bài báo không thể không có tiêu đề, và một email cũng vậy. Đừng bao giờ để trống phần tiêu đề, nếu không thư của bạn sẽ dễ dàng bị xem là thư rác đấy!